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La forma de concertar las citas suelen ser el teléfono o, por cualquier medio digital. Las citas deben ser confirmadas y aceptadas antes de pasar a su agenda.
Los expertos recomiendan llegar con un día o dos de antelación, para acostumbrarse a la altitud del país, y sobre todo si tiene una reunión en Bogotá.
Los sistemas de representación de la fecha y las cantidades son los mismos que los de la mayoría de los países latinos: dia, mes y año. Y para las cantidades, el punto para los miles y la coma para los decimales.
Aunque la puntualidad no es una de las principales características a destacar de los colombianos, usted debe ser puntual en todas sus citas y compromisos. Aguarde con paciencia el tiempo de espera que sea necesario.
Los horarios de oficina suelen empezar a las 8 de la mañana hasta las 6 de la tarde, con una pausa para comer. EL funcionariado suele ser localizable de 9 de la mañana a 5 de la tarde. El horario de los bancos es de 9 de la mañana a 3 de la tarde.
Los horarios comerciales son de 9 de la mañana a 6 ó 7 de la tarde, de lunes a sábado. Hay comercios que abren hasta las 9 de la noche, sobre todo los centros comerciales. Los domingos pueden abrir de 11 de la mañana a 5 de la tarde.
Los saludos deben hacerse tanto a la llegada a una reunión como al abandonarla. El saludo es un simple apretón de manos.
Hay que procurar elegir un equipo de negociación estable, ya que cuando tengan su primer cita, los colombianos comenzarán a establecer una relación tanto personal como profesional, depositando cierta confianza en ellos, y por lo tanto no sería muy adecuado (ni bueno para el negocio) realizar cambios en el medio de las negociaciones.
La figura del representante mediador es un muy importante y debería tenerla en cuenta como una buena opción. Una persona o profesional de este tipo puede ayudarle a mejorar sus relaciones con las empresas y con los temas burocráticos (la Administración).
Al principio de cualquier reunión es habitual tener una conversación general sobre temas triviales, y que sirven para un conocimiento más personal de las personas y como introducción para hablar de las materias que les han llevado a convocar ese encuentro. No es demasiado correcto entrar de lleno en la materia nada más encontrarse.
La confianza es de gran importancia para los empresarios colombianos. Si tienen alguna sospecha o presentimiento sobre lo que les expone, por muchas razones favorables que les de es fácil que no lleguen a un acuerdo e incluso que cancelen las negociaciones.
La jerarquía es muy importante en Colombia, aunque en cualquier tipo de negociación pueden participar ejecutivos y empleados de nivel intermedio. No obstante, las decisiones finales, siempre están en manos de los gerentes y ejecutivos de mayor nivel.
Hay que saber analizar las palabras de sus interlocutores pues suelen decir siempre lo que usted quiere y que no siempre coincide con lo que realmente piensan.
Después de una reunión, no abandone rápidamente la sala o despacho. Es bueno hacer una pequeña "sobremesa" y charlar un rato con sus compañeros de reunión. Salvo que tenga una buena excusa no salga "disparado" de la reunión.
Hay gran diferencia entre negociar con empresarios colombianos del interior del país a los empresarios de la costa. Los empresarios del interior tienen fama de ser más formales y clásicos en los negocios. Los de la parte costera son más modernos y relajados en sus costumbres y formas de negociar. Las tarjetas de visita se deben intercambiar después de las presentaciones, que nos pueden servir para identificar a nuestros interlocutores a lo largo de la reunión. Recuerde tener impresas las tarjetas en su idioma y en el idioma local de sus anfitriones
Comportamiento social y éxito en los negocios. Los desayunos de trabajo no suelen ser habituales en Colombia aunque si admitidos. Suelen hacerse a partir de las 9 de la mañana, y suelen ser bastante ligeros. Café, te e infusiones y algo de bollería. Si los invitados son extranjeros puede que se dispongan otros tipos de desayuno más internacionales.
El horario para almorzar es durante la pausa del trabajo de 12,30 ó 1 del mediodía a 2,30 ó 3 de la tarde. El horario para la cena va desde las 7 de la tarde hasta las 9 ó las 10 de la noche, aunque puede alargarse hasta algo más tarde. Las cenas si son de negocios pueden empezar pronto, a la 7 u 8; pero las sociales pueden empezar a las 9 ó 10 de la noche.
Hay una pausa que puede hacerse a media tarde para tomar un tentempié, que va de 4,30-5 a 6 de la tarde. Lo que en España podría ser el horario de la merienda.
Dada la importancia de las relaciones personales en Colombia, no es recomendable faltar a ningún tipo de acto o evento social; puede perder oportunidades de conocer a otros empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus negocios.
Las buenas maneras demostradas en sus relaciones sociales y profesionales deben continuar en la mesa. Mostrar sus buenos modales en la mesa es muy importante pues suele ser un lugar donde se pone de manifiesto la buena educación.
No debe proponer un brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. Una vez que el anfitrión lo ha propuesto, entonces podrá usted ofrecer otro como respuesta de cortesía al suyo.
La etiqueta a seguir en la mesa no difiere de la de otros muchos países. Manejo de los cubiertos, conversaciones, comportamiento de los anfitriones, etc.
Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando y, en algunos casos, bailando. Puede retirarse antes si tiene alguna buena excusa (viaje al día siguiente, otro compromisos a hora temprana, etc.). Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga quien invita. Si es usted el que invita, intente pagar de forma discreta, de lo contrario, sus anfitriones querrán abonar la cuenta al ser usted de fuera.
Aunque la invitación no sea en un casa, al día siguiente es correcto llamar para dar las gracias, o enviar una nota de agradecimiento con unas flores.
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